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Digitale Zeiterfassung in Unternehmen – von der Pflicht zur Kür
In der EU gilt die Pflicht zur Zeiterfassung. Dazu braucht es eine digitale Lösung. Lesen Sie hier, warum sich der Schritt für Unternehmen lohnt.
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung beschlossen, und das Gesetz wurde 2022 in Deutschland umgesetzt. Nach den Brüsseler Vorgaben muss die Zeiterfassung verlässlich, objektiv und zuverlässig sowie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern jederzeit einsehbar sein.
Diese Bedingungen können lediglich bei einer digitalen Zeiterfassung eingehalten werden. Im Zuge der digitalen Transformation in der Arbeitswelt der Industrie 4.0 führt ohnehin kein Weg daran vorbei. Doch nicht nur die Einhaltung dieser Regelungen sollte für Unternehmer ein Beweggrund für die Einführung der digitalen Zeiterfassung sein, denn tatsächlich sind viele weitere Vorteile mit dieser Umsetzung verbunden.
Die Vorgänger der digitalen Zeiterfassung
Die Erfassung der Arbeitszeit ist natürlich nichts grundsätzlich Neues. Lange bevor die digitale Zeiterfassung obligatorisch wurde, haben Unternehmen schon aus Kontrollgründen danach gestrebt, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu protokollieren. Die Stempeluhr oder Stechuhr ist sogar sprichwörtlich geworden und der Stundenzettel ist eine weitere traditionelle Methode für den Zeitnachweis.
Mit der Verbreitung der Computer in den 1980er Jahren setzte sich in den Betrieben zunehmend die Zeiterfassung durch Excel-Tabellen durch. Diese Methode auf Basis einer Tabellenkalkulation wurde 1985 durch Microsoft als Nachfolger von Multiplan eingeführt.
Definition von digitaler Arbeitszeiterfassung und mögliche Anwendungen
Microsoft Excel ist eine Brückenstellung zwischen händischen und digitalen Methoden zur Arbeitszeiterfassung. In diesem Kontext kann die Digitalisierung als globale Vernetzung der Computer aufgefasst werden. Wird die Arbeitszeit von Mitarbeitern auf digitale Weise erfasst, ist sie nicht ausschließlich an einem Computer zugänglich, sondern an allen Geräten, die mit der entsprechenden Software oder Anwendung ausgestattet sind.
Betriebliche Lösungen zur digitalen Zeiterfassung können eher einfache Lösungen wie eine stationäre und mobile Stempeluhr-App oder komplexere Softwarelösungen für Arbeitszeiterfassung sein. Manche dieser Programme bieten Schnittstellen zu anderen betrieblichen Prozessen wie dem Projekt-Management, Performance-Management, HR-Management und der Lohnabrechnung.
Die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung
Die digitale Arbeitszeiterfassung gestaltet sich wesentlich schneller und effizienter als die händische Zeiterfassung oder jene mit Excel-Tabellen. Sie ist außerdem ökologischer und platzsparender, weil sie keine Zettelwirtschaft einfordert. Eine größere Zuverlässigkeit wird dadurch hergestellt, dass Arbeitnehmer sich quasi auf Knopfdruck bei Arbeitsbeginn in das System einloggen und nach Arbeitsende wieder ausloggen können.
Da die Arbeitszeit in einer Datenbank erfasst wird, die nach Brüsseler Vorgaben von Arbeitnehmern und Arbeitgebern jederzeit einsehbar sein soll, können sich Beschäftigte über transparente und faire Bedingungen freuen.
Sie brauchen keine Übervorteilung zu fürchten und erhalten darüber Sicherheit, dass ihre Arbeitszeit auf die Minute genau verrechnet wird. Arbeitgeber wiederum erhalten bei komplexeren Modellen einen genauen Überblick in Echtzeit über die Auslastung. Durch die Möglichkeit der Schichtbuchung können sie ihre Schichtbelegung besser planen.
Die digitale Ausführung bietet viele weitere Möglichkeiten, zum Beispiel den Schichttausch von Arbeitnehmern wie die Option für Arbeitgeber für bestimmte Schichten zu werben, wenn diese aufgrund von Krankheit oder Urlaub von Engpässen bedroht sind. Sie bietet Arbeitgebern aufgrund mehr Informationen bzw. Daten eine größere Einflussnahme.
Die Nachteile der digitalen Arbeitszeiterfassung
Die Einführung der digitalen Zeiterfassung muss nicht bei allen Beschäftigten auf Gegenliebe stoßen. Manche könnten sich überwacht fühlen, während andere datenschutzrechtliche Bedenken haben. Dies gilt besonders, wenn sich Beschäftigte in das betreffende System einloggen und durch den Unternehmer und andere Verantwortliche in dieser Zeit zu orten sind. Ob dies erlaubt ist, ist rechtlich zudem umstritten.
Die Vorgaben aus Brüssel sind mit einem bürokratischen Aufwand verbunden und das technische Equipment für den Zeitnachweis verursacht Kosten. Weitere Probleme sind mögliche technische Störungen und technisch versierte Mitarbeiter, die das System zu ihren Gunsten manipulieren könnten.
Fazit: Die Vorteile überwiegen
Den Vorbehalten einzelner Mitarbeiter können Unternehmer mit einem effektiven Informationsmanagement entgegentreten, indem sie die Notwendigkeit der Einführung kommunizieren, die Vorteile in den Vordergrund stellen und die Bedenken zu entkräften versuchen. Der Gefahr technischer Störungen und gezielter Manipulationen lässt sich durch die Wahl einer sicheren und hochwertigen Lösung beim Anbietervergleich regulieren.
Tatsache ist, dass Unternehmer nur auf digitalem Wege die Forderung aus Brüssel nach einem verlässlichen, objektiven und zuverlässigen Zeitnachweis erfüllen können, und dass diese Methode am schnellsten, effektivsten und transparentesten ist. Für die digitale Zeiterfassung spricht weiterhin die mögliche Verquickung mit anderen betrieblichen Prozessen, sodass die digitale Zeiterfassung ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Smart Factory ist.
