Reibungslose Urlaubsplanung in der Firma

Die Urlaubsplanung in Firmen wird häufig mit Chaos, Unmut und großen Gefühlen begleitet. Durch einen Online Urlaubsplaner kann der Prozess vereinfacht werden.

Die Urlaubsplanung im Unternehmen ist ein wichtiges Thema, das gut strukturiert sein muss. Denn überschneiden sich die Abwesenheiten von mehreren Mitarbeitern, kann es zu Einschränkungen und Problemen der unternehmerischen Tätigkeiten kommen. Dennoch werden viele Personalabteilungen eher von Chaos als von Ordnung beherrscht. Für Entlastung der Personaler und eine gute Übersicht können Online Urlaubsplaner sorgen. Wie diese funktionieren und welche Vorteile sie mit sich bringen, wollen wir Ihnen im folgenden Artikel erklären.

Je höher die Mitarbeiterzahl, desto komplizierter die Urlaubsplanung

Der Urlaub stellt für viele Angestellte das absolute Highlight im Jahr dar. Durch eine schlecht organisierte Urlaubsverwaltung kann sich die heiß ersehnte Auszeit allerdings schnell zum ausgewachsenen Albtraum entwickeln. Läuft die Absprache nicht wie geplant ab, kann das Büro von einem auf den anderen, wie leergefegt wirken oder ein wichtiges Meeting wurde angesetzt, dass die Anwesenheit der Mitarbeiter voraussetzt. Städtetrips und Rundreisen müssen dann gezwungenermaßen verschoben werden. Es zeigt sich, dass vor allem große Unternehmen mit der Urlaubsplanung an ihre Grenzen stoßen. Das liegt daran, dass es bei einer hohen Mitarbeiterzahl schwer wird, die Abwesenheiten zu koordinieren.

So funktionierte sie bisher

Die herkömmliche Vorgehensweise ist längst veraltet, wird jedoch noch immer in einem Großteil der Unternehmen angewandt:

• Urlaubsplanung per Kalendereintrag: An einem zentralen Punkt im Gebäude wird ein Kalender zur Verfügung gestellt, in welchen handschriftlich die Abwesenheiten eingetragen werden. Das Problem bei dieser Methode ist, dass Überschneidung und Mehrfacheinträge schnell zu Unübersichtlichkeit führen können.
• Urlaubsplanung per Mail: Eine besondere Herausforderung für die Personaler ergibt sich, wenn die gewünschten Urlaubstage per Mail eingereicht werden. Es ist eine zusätzliche Belastung, die wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Darüber hinaus kommt es immer wieder vor, dass die Tage falsch eingetragen werden und Unmut und Streitigkeiten entstehen.

Weiterhin gilt bei diesem Prinzip: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Dadurch wird unkollegiales Verhalten gefördert und das Arbeitsklima wird aus dem Gleichgewicht gebracht. Außerdem fällt es den Personalern in der Regel sehr schwer, den Überblick über die Urlaubstage zu behalten. Nur durch ausgiebige Analysen kann nachvollzogen werden, ob die Urlaubsansprüche vollständig ausgereizt oder sogar überzogen wurden.

Digitaler Urlaubsplaner – Deutlich leichtere Handhabung

Es konnte ausführlich aufgezeigt werden, dass die manuelle Urlaubsverwaltung eine komplexe und wenig effektive Angelegenheit ist. Im Gegensatz dazu ist es möglich, mit einem Online Urlaubsplaner den Prozess zu beschleunigen und den Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches zu reduzieren. Die webbasierten Tools stellen einen digitalen Kalender zur Verfügung, in welchen die gewünschten Urlaubstage selbstständig eingetragen werden können. Die Nutzeroberfläche ist übersichtlich und wird ohne technisches Wissen leicht verstanden. Da es sich beim digitalen Urlaubsplaner um ein webbasiertes Tool handelt, können Einträge zeit- und ortsunabhängig vorgenommen werden.

Effizient in Zeit und Kosten

Mit den klassischen Methoden der Urlaubsverwaltung ist ein hoher Zeitaufwand verbunden. Die Personaler müssen sich einen Überblick über die eingetragenen Abwesenheiten verschaffen und die Urlaubstage selbstständig in eine Exceltabelle oder ein Dokument übertragen. Durch dieses Vorgehen geht nicht nur viel Zeit verloren, sondern auch Geld. Denn die Arbeitszeit, die für die Organisation und Ordnung der Anträge benötigt wird, könnte stattdessen in Projekte und dringendere Aufgaben investiert werden. Durch den Online Urlaubsplaner ist es Unternehmen demnach möglich, die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter produktiver und sinnvoller einzusetzen.

Keine Überschneidungen

Der digitale Kalender zeigt den Angestellten außerdem die Einträge der Kollegen an. Dadurch können die Abwesenheiten besser strukturiert werden. Allerdings haben Online Urlaubsplaner auch ein automatisches Warnsignal integriert, welches auf Überschneidungen und doppelte Ausfälle hinweist. Somit können im Vorfeld bereits Lösungen gefunden werden, um einen reibungslosen Ablauf der unternehmerischen Aktivitäten zu gewährleisten.

Weitere Tipps für eine reibungslose Urlaubsplanung

Auch folgende Faktoren können die problemlose Urlaubsplanung fördern:

• Etablierung von Regeln: Zum Beispiel kann nur ein Brückentag pro Jahr genutzt werden oder die Urlaubszeit während der Sommerferien ist auf zwei Wochen beschränkt,
• Frühzeitige Planung
• Resturlaub und Überstunden frühzeitig abbauen
• Kollegiales Verhalten und Eingehen von Kompromissen
• Vertretungen regeln und absprechen